LogiVert beschikt over de functie om de gemaakte facturen te exporteren naar de boekhouding. Deze handleiding is speciaal gericht op de koppeling met het boekhoudpakket Snelstart. Na het lezen van deze handleiding kunt u een export van LogiVert naar Snelstart maken.

LET OP: Zorg dat voordat je de software voor verkopen gaat gebruiken je de juiste grootboeknummers al toegevoegd hebt.

Binnen LogiVert zijn er een aantal punten die eerst ingesteld dienen te worden om een juiste export naar boekhouding te kunnen maken.

• Aanmaken van de juiste grootboeknummers
• Export naar boekhouding, instellingen toevoegen
• Toekennen van de zojuist aangemaakte grootboeknummers aan de producten
• Toekennen van de zojuist aangemaakte grootboeknummers aan bezorgvormen, betalingswijzen en kortingen.

Aanmaken van de juiste grootboeknummers.

Allereerst zullen de gewenste grootboeknummers aangemaakt moeten worden. In ons voorbeeld maken we gebruik van de meest gebruikte grootboeknummers. Welke u in uw boekhouding gebruikt kunt u zelf bepalen of als u een boekhouder heeft kan hij u precies vertellen welke grootboeknummers gebruikt worden.

• 1200 – Debiteuren
• 8000 - Verkopen nul 0% btw
• 8001 - Verkopen laag 6% btw
• 8002 - Verkopen hoog 19% btw
• 8060 Verkopen export binnen EU
• 8070 Verkopen export buiten EU
• 8379 - Verzendkosten (btw)
• 8390 - Betaalwijzen (geen btw)
• 8880 – Kortingen

Het grootboeknummer scherm vindt u onder het tabblad “Basisgegevens” en dan “Grootboeknummers”.

Export naar boekhouding instellingen toevoegen.

Onder “instellingen voor de export naar de boekhouding” kunt u de basis grootboeknummers toekennen. Deze toegewezen grootboeknummers zullen standaard gebruikt worden als u aan een artikel geen apart grootboeknummer toekent. (als u een apart grootboeknummer heeft voor een specifiek artikel kunt u deze apart toekennen in het artikelenscherm. Hierover later meer)

Om bij deze instellingen te komen gaat u naar het tabblad Extra > Export > Exporteren naar boekhouding > Instellingen

Bij ISO-landcode geeft u uw land in.

Onder “Verkoopboek code” voert u het dagboek in waarin de facturen geboekt moeten worden, in dit geval is dat 1200.

Zet een vinkje bij “BTW als detailregel opnemen in CSV export”, dit is van groot belang voor het juist verwerken van btw.

De rest van de velden kunt u overnemen uit het voorbeeld. (als u eerder andere grootboeknummers aangemaakt heeft gebruikt u die)

Om de instellingen op te slaan kiest u voor “Accepteren” en kunt u het scherm sluiten.

Toekennen van de zojuist aangemaakte grootboeknummers aan de producten.

In dit hoofdstuk vertellen wij hoe u aparte specifieke grootboeknummers aan artikelen kan toekennen. (dus afwijkende grootboeknummers dan de standaard)

Het hier toegekende grootboeknummer overschrijft de instelling uit het instellingscherm wat in vorige hoofdstuk is besproken.

Open het artikelen scherm, selecteer hier het artikel welke u wilt voorzien van een grootboeknummer.

Open het tabblad “Financieel” waarna het tabblad “Financiële rapportage”.

Hier kunt u bij grootboeknummer het juiste grootboeknummer selecteren uit de eerder aangemaakte grootboeknummers.

Nu LogiVert gereed is om de invoices (facturen) en debiteuren (klanten) te exporteren kunnen we de daadwerkelijke export gaan aanmaken.

Deze optie vind u via het tabblad “extra” à “Export” à “Exporteren naar boekhouding”.

Debiteuren importprofiel aanmaken

Voor het inlezen van het debtors.csv bestand gaan we een importprofiel aanmaken. Hiervoor gaat u naar Boekhouden > Importeren >  Nieuw importprofiel aanmaken.

In het zojuist geopende scherm kiest u vervolgens welk soort importprofiel u wilt maken, in dit geval is dat klanten.

Kies volgende, u selecteert hier het csv-bestand dat u gaat gebruiken en kies voor volgende. (maak hiervoor een aparte map aan zodat je nieuwe csv-bestanden altijd in dezelfde map zet. Dit is nodig omdat Snelstart tijdens de import altijd dit pad zal gebruiken om naar het debtors.csv bestand te zoeken). Nu zult u de velden moeten gaan definiëren zodat deze juist worden ingelezen.

Kies als scheidingsteken de “punt-komma” en zet een vinkje bij “Veldnamen op regel 1”. Om deze aanpassingen op te slaan kiest u “OK”.

U ziet nu een voorbeeld van alle velden met daarnaast het resultaat.

U kunt de velden overnemen uit dit voorbeeld, maar let met name op bij “fldLandID”. Hier moeten de kleine en hoofdletters precies gelijk zijn aan het voorbeeld. (doet u dit niet zal het land niet juist ingevoerd worden) De coderingen kunt u wijzigen nadat op het plusteken is geklikt.

 Wanneer alles goed ingevuld is kiest u voor “Volgende”.

In het volgende scherm zult u moeten aangeven wat SnelStart moet doen met de gegevens uit het csv-bestand. Het handigste is “toevoegen en verversen”. Op deze manier worden nieuwe klanten geïmporteerd en wijzigingen in gegevens doorgevoerd.

Kies vervolgens weer volgende, geef in het nieuwe scherm aan wat SnelStart moet doen met het nieuwe importprofiel. (voor nu is opslaan maar niet uitvoeren voldoende)

Invoices importprofiel aanmaken

Voor het inlezen van het invoices.csv bestand gaan we een importprofiel aanmaken. Hiervoor gaat u naar Programma Importeren gegevens Nieuw importprofiel aanmaken, kies vervolgens welk soort importprofiel u wilt maken, in dit geval is dat boekingen.

Kies volgende, u selecteert hier het csv-bestand dat u gaat gebruiken en kies voor volgende. (maak hiervoor een aparte map aan zodat je nieuwe csv-bestanden altijd in dezelfde map zet. Dit is nodig omdat SnelStart tijdens de import altijd dit pad zal gebruiken om naar het invoices.csv bestand te zoeken). Nu zult u de velden moeten definiëren zodat deze juist worden ingelezen.

Kies als scheidingsteken de “punt-komma” en zet een vinkje bij “Veldnamen op regel 1”. Om deze aanpassingen op te slaan kiest u “OK”.

U ziet nu een voorbeeld van alle velden met daarnaast het resultaat. De meeste zullen al ingevuld zijn en u hoeft alleen nog de ontbrekende in te voeren.

LETOP in ons voorbeeld gebruiken we het referentienummer van LogiVert als fldFactuurnummer, dit is gedaan opdat de iDEAL-betalingen juist gekoppeld worden aan de juiste factuur. Dit werkt alleen als u de bankgegevens ook inleest en het bestelnummer als betalingskenmerk gebruikt is. (bijvoorbeeld als u elke iDEAL-betaling los laat uitbetalen op uw rekening en niet als batch)

In het volgende scherm zult u moeten aangeven wat SnelStart moet doen met de gegevens uit het csv-bestand. In dit geval is het best te kiezen voor “Het importprofiel opslaan maar niet uitvoeren”.

U bent nu klaar met aanmaken van het Invoice importprofiel.

Het venster importstatus kunt u sluiten als alles gereed is. (na de laatste vraag komt er geen ander scherm meer)

Nu de debiteuren ingelezen zijn kunt u de facturen gaan inlezen.

Als alles goed is gegaan zal SnelStart u vragen of de gegevens definitief verwerkt moeten worden, bevestig deze met “ja”.

(mochten er fouten ontstaan geeft SnelStart de eventuele fout aan, raadpleeg de SnelStart handleiding als dit gebeurd.